Manajemen waktu adalah salah satu aspek yang paling penting dan sulit dalam setiap lini pekerjaan. Hal ini memungkinkan para profesional untuk menggunakan jam produktif mereka dengan bijaksana sehingga pada akhir setiap hari, mereka selangkah lebih dekat untuk mencapai tujuan mereka. Namun, tidak semua orang merasa mudah untuk merencanakan waktu mereka dan tetap pada jadwal mereka.
Jika Anda salah satu dari orang-orang ini atau Anda hanya ingin memaksimalkan sumber daya paling berharga dari bisnis Anda, pastikan untuk terus membaca. Kami telah mengumpulkan beberapa tips yang akan memungkinkan Anda untuk melakukan manajemen waktu perusahaan yang efektif. Mudah-mudahan, dengan panduan ini, Anda akan dapat menemukan cara untuk menyempurnakan proses Anda, mengurangi jam yang terbuang, dan membuat tugas Anda lebih efisien dari sebelumnya.
Selama dua dekade terakhir, jam yang dihabiskan oleh para profesional untuk bekerja telah meningkat sekitar 15%, sehingga semakin sulit untuk memeras waktu untuk tugas pribadi, waktu berkualitas dengan teman dan keluarga, atau kegiatan santai. Namun, jam kerja yang lebih lama ini tidak selalu sama dengan menyelesaikan lebih banyak pekerjaan. Lebih sering daripada tidak, itu hanya karena terlalu banyak waktu yang dialokasikan untuk tugas-tugas yang bahkan mungkin tidak penting untuk pekerjaan Anda sehari-hari. Dalam beberapa kasus, pekerjaan membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan karena manajemen waktu yang buruk (38%), gangguan teknologi (26%), dan komunikasi yang buruk di kantor (20%).
Untuk membantu Anda mencegah hal ini, diperlukan sistem manajemen waktu yang tepat dan terpelihara dengan baik. Dengan memprioritaskan tugas-tugas Anda yang tertunda, mendelegasikan tanggung jawab, dan membuat jadwal yang dapat Anda dan anggota tim Anda patuhi, akan lebih mudah dan lebih cepat untuk menyelesaikan pekerjaan Anda dan memantau kemajuan Anda. Selain itu, ini mengurangi risiko mengabaikan detail, melewatkan tenggat waktu, atau lebih buruk lagi – menghasilkan keluaran yang salah.
Untuk meningkatkan bisnis Anda dan membuatnya lebih menguntungkan, Anda dan karyawan Anda perlu mengikuti mekanisme manajemen waktu yang ketat secara profesional dan pribadi juga. Pada artikel ini, kita akan membahas beberapa tip manajemen waktu paling lengkap yang dapat meningkatkan perilaku organisasi Anda. Kami juga telah mengumpulkan beberapa contoh program pelacakan waktu yang dapat Anda gunakan untuk lebih memaksimalkan jam produktif Anda.
1. Buat Rencana Kerja
Langkah pertama untuk menjadi manajer waktu yang efektif adalah menjadwalkan dan memprioritaskan pekerjaan Anda. Petakan jadwal Anda sebelumnya, prioritaskan tugas sesuai dengan waktu yang mungkin diperlukan. Merencanakan pekerjaan di malam hari yang harus Anda lakukan keesokan harinya akan memungkinkan pikiran bawah sadar Anda untuk merenungkannya dan menghasilkan ide-ide baru untuk melakukan tugas Anda secara optimal. Mempertahankan jadwal pekerjaan harian Anda akan memungkinkan Anda untuk tidur lebih nyenyak dan menghilangkan suka berpikir berlebihan. Selain itu, dengan membiasakan hal ini, Anda bisa mendapatkan gambaran yang lebih jelas tentang setiap tugas dan konsumsi waktu sehingga Anda dapat merencanakan pertunangan Anda yang lain dengan tepat. Selalu mulai dengan prioritas tertinggi ke yang lebih rendah dan buat gagasan tentang perkiraan waktu yang dibutuhkan setiap pekerjaan.
2. Mulai Hari Lebih Awal
Di balik setiap pengusaha sukses, ada rahasia umum untuk memulai hari mereka di pagi hari. Faktanya, menurut Eat the Frog dari Brian Tracy, menghabiskan 10 hingga 12 menit untuk merencanakan hari Anda akan membantu Anda menghemat 2 jam waktu yang terbuang di kemudian hari. Bangun lebih awal memberi Anda lebih banyak waktu untuk memikirkan tujuan jangka pendek dan jangka panjang Anda, menilai kembali kemajuan Anda, dan merencanakan masa depan bisnis Anda. Ini membantu Anda menilai apakah tugas sehari-hari Anda membantu Anda bergerak maju atau menyeret Anda ke bawah dan membuat penyesuaian yang diperlukan bahkan sebelum Anda tiba di kantor.
3. Mapping Jadwal
Memiliki jadwal yang disiapkan sebelum Anda memulai hari Anda adalah cara yang bagus untuk memaksimalkan waktu Anda. Faktanya, penelitian telah membuktikan bahwa merencanakan pekerjaan Anda sesuai dengan prioritas sebelumnya mengurangi stres dan kecemasan dan meningkatkan kepercayaan diri, energi, dan kepuasan diri. Merencanakan jadwal Anda akan memberi Anda kendali atas pekerjaan Anda dan membantu Anda melakukan tugas dengan lebih cepat dan lebih efisien. Saat itu meningkatkan harga diri Anda, Anda akan bertanggung jawab atas tugas sehari-hari Anda dan pada akhirnya, hidup Anda.
4. Jaga Barang-Barang Terorganisir
Jangan buang waktu Anda menemukan hal-hal yang telah salah tempat. Simpan semua barang yang Anda perlukan sehari-hari, misalnya kunci mobil, dompet, dokumen, sepatu, dll. di tempat tertentu agar tidak membuang waktu untuk menemukan barang-barang tersebut. Gunakan lemari, rak, atau dudukan lainnya sebagai sistem pengarsipan dan simpan aksesori yang diperlukan di sana agar mudah diakses. Anda dapat membiasakan diri untuk menyiapkan dokumen penting dan menyusunnya di dekat sistem pengarsipan ini sebelum tidur sehingga Anda tidak akan melupakannya keesokan harinya meskipun Anda sedang terburu-buru. Dengan cara ini, setiap pagi, Anda dapat mengambil barang-barang Anda dan pergi ke kantor dengan sedikit keributan.
5. Maksimalkan Jam Kerja
Tidak semua orang memiliki kemampuan untuk efisiensi, itulah sebabnya banyak profesional membuat kesalahan manajemen waktu . Untuk menghindari ini, bentuk waktu Anda dan kelola hidup Anda menjadi produktif, termotivasi, fokus, dan lurus menuju tujuan Anda. Cari tahu waktu utama kerja Anda, periode dalam satu hari di mana Anda merasa paling nyaman, fokus, dan produktif untuk mencapai target Anda dan memanfaatkannya sebaik mungkin untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dalam tahap ini. Anda hanya perlu memikirkan hal ini dan menjadwalkan pekerjaan terpenting Anda dalam waktu itu untuk mencapai tujuan yang sempurna. Ini juga merupakan ide yang baik untuk menggunakan perangkat lunak pelacakan waktu yang dapat diandalkan untuk melihat bagaimana Anda menghabiskan waktu Anda di siang hari. Ini akan memberi Anda wawasan berharga tentang bagaimana Anda dapat mengoptimalkan jam kerja Anda.
6. Maksimalkan Perjalanan Anda
Studi membuktikan bahwa satu jam kerja tanpa gangguan saat bepergian dengan pesawat setara dengan tiga jam kerja kantor. Bekerja sambil bepergian membuat Anda tetap fokus dan mencegah Anda teralihkan dari agen eksternal. Para peneliti telah menguji ini secara ekstensif, dan masing-masing dari mereka mendukung gagasan bahwa bekerja sambil bepergian sangat produktif dan bermanfaat. Sebelum berangkat untuk perjalanan, Anda harus mempertimbangkan untuk merencanakan pekerjaan Anda dan mengatur tugas Anda saat Anda bepergian. Anda melihat banyak orang membaca koran saat bepergian; ini karena membaca dan melakukan pekerjaan Anda sambil bekerja memungkinkan Anda untuk lebih penuh perhatian dan berorientasi pada hasil.
7. Berlatih Multitasking
Setiap orang tidak diberkati dengan karunia menjadi multitasker yang efisien dan banyak profesional sebenarnya menyarankan untuk tidak melakukannya karena meskipun memungkinkan Anda menyelesaikan sesuatu lebih cepat, sering kali menghasilkan keluaran yang salah. Namun, ini adalah cara yang baik untuk memanfaatkan waktu Anda jika Anda terlebih dahulu menentukan tugas mana yang dapat Anda tangani secara bersamaan tanpa mengurangi kualitas. Jika Anda menganggap diri Anda sebagai ahli multi-tasker, gunakan kemampuan ini untuk mencapai tujuan Anda secara efisien dan jika Anda merasa kekurangannya jangan lakukan itu atau itu akan merugikan Anda. Multi-tasking tidak berarti melakukan banyak tugas dalam setiap menit, tetapi menyadari kebutuhan dan tuntutan Anda saat itu. Selain itu, harus direncanakan dengan baik, berorientasi pada hasil, dan diperhitungkan.
8. Delegasikan Tanggung Jawab
Peran dan tanggung jawab kerja di tempat kerja harus didefinisikan dengan baik. Anda bertanggung jawab hanya untuk tugas-tugas yang diberikan kepada Anda oleh atasan Anda. Anda tidak boleh melakukan tugas-tugas yang orang lain atau bawahan Anda dapat lakukan untuk Anda. Dengan mekanisme ini, setiap orang perlu menyelesaikan kewajibannya pada saat tertentu, di mana setiap orang bertanggung jawab. Metodologi ini menciptakan ekosistem manajemen waktu yang efisien untuk mencapai tujuan dan mencapai semua target baru. Apa pun jenis pekerjaan yang Anda miliki, manajemen waktu memainkan peran penting dalam pengembangan organisasi mana pun untuk menjadikannya produktif dan efisien. Mempersiapkan diri sebelumnya memungkinkan Anda untuk tetap fokus dan berorientasi pada hasil.
9. Hindari Gangguan di Tempat Kerja
Interupsi adalah salah satu penyebab utama pemborosan waktu. Dari menggulir tanpa berpikir melalui media sosial hingga menjelajahi web hingga mengobrol dengan rekan kantor, ada banyak hal dan situasi yang dapat mengalihkan fokus Anda dari pekerjaan yang ada. Untuk menghindarinya, Anda dapat memilih untuk mematikan ponsel, keluar dari akun media sosial, atau bahkan memblokir situs tertentu dari komputer perusahaan. Jika ada teman, rekan kerja, atau klien Anda yang datang menemui Anda saat bekerja, Anda dapat dengan hormat meminta mereka untuk datang nanti agar Anda bisa menyelesaikan tugas yang sedang Anda kerjakan terlebih dahulu. Jika Anda cukup terampil untuk menghindari gangguan, Anda bisa menjadi sumber yang produktif dan akhirnya menjadi manajer waktu yang ahli. Gangguan dapat menyebabkan Anda berkompromi dengan kinerja dan penyelesaian tugas Anda yang akan merugikan Anda.
10. Hilangkan Tugas yang Tidak Perlu
Terakhir, menghapus tugas yang tidak relevan yang tidak memungkinkan Anda mencapai tujuan dari daftar tugas akan memungkinkan Anda memanfaatkan waktu dengan lebih baik. Untuk menjadi manajer waktu yang lebih baik, Anda perlu mencari tahu tugas apa yang menghabiskan waktu Anda dan mencegah Anda mencapai target. Ini bisa berupa pertemuan yang tidak tepat waktu atau menanggapi gangguan seperti pesan yang tidak penting. Hindari ini dengan mengecilkan daftar tugas Anda dan memastikan bahwa semua yang Anda daftarkan akan membantu Anda memajukan proyek Anda. Selain itu, hanya tetapkan slot waktu untuk setiap tugas sehingga lebih mudah untuk mengetahui apakah Anda menghabiskan jumlah jam yang tepat untuk aktivitas tertentu dan sesuaikan kecepatan Anda.